Om du är i affärer eller skolor som kräver att du arbetar med flera klienter eller projekt, är ett korrekt arkiveringssystem avgörande. Det finns flera metoder för arkivering av papper, men i slutändan bör ditt system återspegla dina behov. Det bästa sättet att förbereda sig för ett effektivt system är att reservera ett par dagar för att enbart arbeta med organisationen.
Steg
Metod 1 av 3: Förberedelser för ett nytt arkivsystem
Steg 1. Samla alla dina material
Du måste sammanställa alla dina papper innan du försöker konfigurera ett korrekt system. Gå igenom alla platser där du kan ha pappersarbete och lägg dem alla i en hög. Lägg tid på att se till att du kan redogöra för allt aktivt och inaktivt arbete du har.
- Planera i förväg genom att rensa ett bord för att arbeta med dina papper.
- Om du anpassar någon annans pappersarbete till ett nytt arkiveringssystem, ta bort alla dokument från det nuvarande systemet. Det blir bättre för dig att hantera alla dokument och förbereda dig för ett nytt system.
Steg 2. Gå igenom alla dokument
Detta är den svåra delen av processen, men det är också ett avgörande steg för att bli organiserad. Separera alla filer baserat på vad de är, till exempel kontoutdrag, kreditkortsräkningar och inteckning. Det kan verka tråkigt, men gå igenom varje dokument i din hög för att avgöra vad du arbetar med.
- Du behöver inte läsa varje tidning, men en kort skymning hjälper dig.
- Post-it-lappar är bra för att markera viktiga papper som du vet att du måste lägga tid på.
Steg 3. Sätt upp högar
När du börjar sortera igenom dina papper kan det vara bra att hålla ihop relaterade papper. Du kan placera alla papper som rör "Nickelback" -klienten i en hög. Ett annat exempel är att stapla ditt arbete baserat på månader.
- Att ha en känsla av kronologisk ordning kan vara användbart för dina ansökningsbehov.
- Sätt prioriteringar medan du sorterar igenom pappersarbete. När du ser papper som är exceptionellt viktiga, placera dem ovanpå respektive hög.
Steg 4. Minska som du tycker passar
En annan hög som du kan skapa är papperskorgen. Du behöver inte slänga en hög med dina papper, men du bör skilja de oviktiga papper från de andra högarna. Du kan till och med skapa en diverse hög där slumpmässiga papper kan gå.
Om du är 100% säker på att du inte behöver lite pappersarbete och du inte kan dra en livskraftig länk till andra dokument, kassera dem. Kontrollera med dina överordnade om du får kasta något innan du fortsätter med något
Steg 5. Använd manila -mappar
Håll saker enkla för dig själv genom att använda billiga manila -mappar. Detta skadar inte dina medel och gör att du kan utföra alla arkiveringssystem du vill. Du kan få ett paket manila -mappar från vilken kontorsmaterielbutik som helst.
Steg 6. Överför dina högar
Använd högarna som du har skapat tidigare för att fungera som en guide för dina mappar. Se till att innehållet i varje mapp också är organiserat. Du kan antingen organisera en fils innehåll baserat på varje pappers vikt eller efter kronologi.
- Undvik att ordna en fils innehåll baserat på alfabetet. Alfabetisk organisation fungerar mer effektivt för att organisera grupper av filer.
- Placera manila -mapparna i ett arkivskåp när du fyller mapparna.
Metod 2 av 3: Skapa ett system som passar dig
Steg 1. Använd ett alfabetiskt arkiveringssystem
Ett alfabetiskt arkiveringssystem fungerar bra när du behöver hämta namn på personer, kunder, författare, namn på filmer, böcker osv. Förutsatt att du använder termer som är lätta att hämta är ett alfabetiskt arkiveringssystem ofta det enklaste systemet att använda.
- Det bästa sättet att fila och hämta filer är att märka varje fil. Manila -mappar har en extra flik som är utformad för att märka filer som gör din hämtningsprocess enklare.
- Om du hanterar klienter är det mer effektivt att alfabetisera efter efternamn.
- Om du har många filer kan du överväga att göra brevavsnitt som hjälper dig att organisera. Sektionsavdelare är stora och innehåller helt enkelt en bokstav. Du kan också dela bokstäverna i par som "A-D" eller "F-K."
Steg 2. Använd en aktuell ordning
När du arbetar eller studerar inom olika ämnesområden kan ett ämne eller en ämnesordning vara ett mycket användbart sätt att hämta information. Om du till exempel studerar juridik kan du ha ämnesrubriker, konstitutionell rätt, skadestånd, förvaltningsrätt, folkrätt etc.
- Det bästa sättet att organisera aktuell information är genom sektionsdelare. Märk dina sektionsdelare baserat på innehållet, till exempel "Admin Law".
- Detta system fungerar bäst om du har flera olika ämnen. Om inte, kommer du att stå kvar med en eller två avdelare och inte mycket av ett organiserat system.
Steg 3. Prova numerisk arkivering
Denna typ av arkivsystem är idealisk för filer som innehåller datum eller nummer. Om du till exempel har fakturor, kvitton, daterade händelser etc. kan det numeriska systemet göra det enkelt att hitta systemet igen. Du kan också överväga månad och år märkning för detta alternativ. För dem som arbetar i en miljö som använder numrering för papper som medicinska handlingar, lagstiftningshandlingar, rättsfall, etc., är numreringen en användbar hämtningsmetod.
- Använd bara detta system om du är bekväm med att se flera nummer och kan hämta information från dessa nummer.
- Markera på flikarna siffrorna eller datumen och ordna utifrån det numrerade värdet. Börja med “1” och få följande nummer för att öka värdet.
- Om du lämnar in månader, börja med januari och flytta i ordning till december. Du kommer att dra nytta av sektionsavdelare för varje månad.
Steg 4. Använd färgkodning
Detta är bra för kreativ arkivering och är särskilt effektivt för dem med bra visuell återkallelse. Det kan hjälpa till att korsreferera olika ämnen baserat på färgkodning. Du kan färgkoda någon av de ovannämnda teknikerna för arkivering. Du kan också använda en kombination av organisationssystem genom att para ihop färgkoder med ett annat system.
- Ett av de enklaste sätten att lägga till färg på din etablerade fyllningsmetod är att använda highlighters. Du kan köpa en mängd olika highlighters från alla kontorsmaterialsbutiker.
- Ett annat sätt att implementera färgkodning är att använda en mängd olika färgade mappar.
Steg 5. Använd ett frekvenssystem
Detta fungerar bra för artiklar som du använder hela tiden, men bör inte vara ett fristående system. Det måste mata från ett annat system, till exempel det alfabetiska systemet. Lägg till den ofta använda informationen i ett grupperat utrymme i ditt arkiveringsområde så att den snabbt kan hämtas, till exempel längst fram i en arkivskåpslåda.
Du måste vara försiktig så att du inte blir oorganiserad med detta system. Att behålla projektet du för närvarande arbetar med kommer inte alltid att garantera en effektiv organisation
Metod 3 av 3: Behålla ett organiserat system
Steg 1. Arkivera pappersarbete omedelbart
Ett sätt att säkerställa att ditt arkivsystem fungerar effektivt är genom att arkivera papper medan du bearbetar det. Arkiveringssystemet fungerar inte om du skjuter upp arkivpapper. Att få för vana att arkivera papper hjälper också till med din produktivitet och arbetsflöde.
Steg 2. Håll ditt utrymme uppdaterat
Varannan månad bör du gå igenom ditt arkivsystem och göra en kort svepning. Du behöver inte granska alla dina papper som du gjorde för den första organisationen. Kontrollera alla filer och se till att allt är organiserat och på rätt plats.
Efter de första månaderna kan du också reflektera över om systemet du väljer fungerar för dig
Steg 3. Rensa ut ditt utrymme
En gång om året bör du göra en större rengöring av din arbetsyta. Du kanske har några filer som du använder regelbundet, men du bör nu gå igenom de andra filerna du använder mindre. Öppna de filer du använder mindre och läs igenom alla dina dokument för att se om det finns onödigt pappersarbete.
Ta ut alla filer och torka av arkivskåpet med en fuktig tvättduk för att avlägsna dammbildning
Tips
- Dessa principer kan också gälla dator- eller andra elektroniska arkiveringsgrupper.
- Använd ett index för filer som inte placeras alfabetiskt. Detta bör ordnas alfabetiskt så att du snabbt kan hitta dina filer åt båda hållen. Sätt detta index längst fram i filen.
- Börja med att rensa och sortera igenom dina högar med papper och använd post-it-lappar för att sortera i kategorier och sedan underkategorier.
- Det är användbart att ha en diverse fil för objekt som inte passar snyggt någon annanstans.
