Ett memo eller memorandum är ett meddelande som är skräddarsytt för en specifik publik för att informera dem om något. Memor är ett allmänt kontorsdokument, så att de kan täcka en mängd olika ämnen och distribueras i papperskopior, per fax eller via e -post. I allmänhet beror formaliteten på ditt memo på den organisation du arbetar för och ämnets juridiska karaktär. En byggnadsrenoveringsnota är i allmänhet att berätta för hyresgäster, anställda, ägare eller arbetare om en nödvändig renovering som kommer att påverka deras miljö. Ta reda på hur du skriver ett memo för byggnadsrenoveringar.
Steg
Steg 1. Begär kopior av tidigare memoranda
Du kan få en känsla för tonen och formaliteten i din organisation genom att titta på exempel på tidigare meddelanden. Be din överordnade att bara tillhandahålla de prover som de har varit nöjda med.
Steg 2. Skaffa kopior av kontaktinformation för alla som påverkas av detta memo
Du måste skicka en kopia till varje part, och det kan ta några dagar eller veckor att få alla nödvändiga adresser eller e -postmeddelanden.
Steg 3. Samla in alla fakta som är nödvändiga för att bevisa behovet av en byggnadsrenovering
Om en bostads- eller lägenhetsstyrelse har godkänt en motion som godkänner renoveringen, be om en kopia av motionen, så att den kan begäras eller distribueras. Ju större renovering, desto mer bevis behöver du.
Steg 4. Fastställ tidsfrister
Vid större renoveringar kanske du vill skicka memot i god tid i förväg så att de kan göra nödvändigt boende. Om renoveringen sker i sista minuten, bestäm datum och tid då det kommer att ske, inklusive tid för människor att göra sitt boende.
Steg 5. Skriv en översikt över ditt memo
Varje affärsskrivning används för att övertyga läsaren om något. Under rubriker, gör ett utkast som innehåller memoämnet, beskrivningen, deadlines och datum, bevis och kontaktinformation för en uppföljning.
Steg 6. Strukturera ditt memo
Använd företagets logotyp och struktur, om det kommer att vara ett memo producerat under namnet på ett företag. Följande är riktlinjer för formatering av ett memo:
- Placera adressatens namn i det övre vänstra hörnet av ordbehandlingsdokumentet. Det kan vara ett allmänt eller specifikt namn, men det ska vara lätt att känna igen, så personen vet att byggnadsrenoveringsnotot relaterar till dem.
- Skriv sedan in personen, personerna eller företaget som skriver anteckningen. Om du skriver memot för en avdelning eller ett företag kan du behöva begära godkännande innan du skickar ut memot under någon annans namn.
- Placera datumet nedan. Memo bör tas fram ganska snabbt, eftersom de vanligtvis ber någon att lägga märke till något i tid.
- Skriv ämnet för byggnadsrenoveringsnotot med de bästa beskrivande orden som möjligt. Till exempel, istället för att skriva "Ämne: Byggnadsrenoveringar", skriv "Hissreparation, 30 augusti 06:00 till 08:00."
- Skriv meddelandets brödtext. Skriv syftet, varför renoveringen är nödvändig, varför renoveringen gynnar läsaren och nödvändiga bevis, till exempel byggkoden eller säkerhetsfrågor. Var direkt; försök att inte inkludera skriv som inte stöder ditt budskap.
Steg 7. Inkludera punktpunkter eller listor om det behövs
Människor är mer benägna att läsa anteckningar som inte är textblock. Eftersom memon är ganska informella kan du skapa punktlistor eller använda fet text för att markera en viss del av renoveringsfristen eller syftet.
Steg 8. Redigera ditt memo till 1 sida
Om du ger ett memo till många människor är det bästa sättet att se till att de kommer att läsa det genom att hålla det kort. Om det är för långt och syftet inte är klart omedelbart kan de lägga bort det tills de har ledig tid.
Detta gäller inte juridisk promemoria och vissa företagsnoteringar som innehåller byggnadsrapporter eller styrelsemotioner. Se till att du vet vilken längd din publik förväntar sig
Steg 9. Bevisa ditt memo för stavnings- och grammatikfel
Om din skrivförmåga inte är stark, ge den till en överordnad eller kollega som kan redigera den.
Steg 10. Signera brevet
När det är godkänt vill du signera och datera det för att göra det officiellt. Inkludera din kontaktinformation och kontaktuppgifterna till alla de kan rikta frågor till längst ned i memot.
Steg 11. Inkludera nödvändiga bilagor
Skriv ut kopior av memot och bilagor för var och en av dina kontakter. Häfta fast dem i memot innan du levererar dem.
Steg 12. Leverera ditt memo i tid
Människor kommer att behöva tid att göra planer under renoveringar, så försök att få ut informationen till dem när den meddelas.
