Både privatpersoner och småföretagare anlitar ofta oberoende entreprenörer för att hjälpa till att slutföra både korta och långsiktiga projekt. Med en oberoende entreprenör behöver du inte oroa dig för att hålla inne löneskatt. För att anlita en oberoende entreprenör, utarbeta ett kontrakt som tydligt definierar ditt förhållande och det arbete personen kommer att utföra för dig. När din entreprenör har slutfört arbetet, se till att du lämnar in lämpliga skatteformulär och gör alla nödvändiga betalningar för arbetstagares ersättningstäckning.
Steg
Metod 1 av 3: Att ingå ett juridiskt kontrakt
Steg 1. Sök online efter formulär eller mallar
När du skriver ett kontrakt för att anlita en oberoende entreprenör behöver du inte börja om från början. Statliga myndigheter, advokatbyråer och andra juridiska tjänster har gratisformulär tillgängliga som du kan kopiera och anpassa efter dina behov.
- En mall utformad för oberoende entreprenörer i samma bransch blir lättare för dig att anpassa. Om du till exempel anställer en frilansskribent för att producera innehåll för din webbplats, vill du inte nödvändigtvis använda en avtalsmall som är utformad för byggentreprenörer.
- Helst bör du hitta ett avtal som är utformat för att användas i den stat där du bor (eller där arbetet kommer att utföras) och utarbetas eller granskas av en advokat.
Steg 2. Identifiera avtalsparterna
Ditt avtal bör innehålla de juridiska namnen på både dig själv och din oberoende entreprenör. Om den oberoende entreprenören har ett LLC eller företag, använd företagets juridiska namn i stället för entreprenörens individuella namn.
I kontrakt är det vanligt att stava de juridiska namnen en gång inledningsvis och hänvisa till parterna med generiska titlar under resten av kontraktet. Du kan till exempel kalla dig själv som "kund" och den oberoende entreprenören som "entreprenör"
Steg 3. Inkludera en viss tidsperiod
Generellt, när du anlitar en oberoende entreprenör behöver du bara deras tjänster under en kort tid. Avtalet bör särskilt ange när avtalsförhållandet börjar och när det upphör.
- Även om du har för avsikt att kontraktet ska upphöra när arbetet är slutfört vill du fortfarande ha en avtalsmässig tidsfrist för vilken arbetet måste slutföras.
- Om du har för avsikt att förhållandet ska vara längre, kontrollera din stats lag eller rådfråga en anställningsadvokat för att ta reda på om det finns några begränsningar i din stat när det gäller kontraktstiden.
Steg 4. Beskriv det arbete som ska utföras
Ditt kontrakt bör innehålla ett avsnitt som specifikt anger vad entreprenören kommer att göra för dig, inklusive vad de kommer att ansvara för och hur deras prestanda kommer att utvärderas.
- Om entreprenören måste använda något av sina egna verktyg eller resurser, inkludera denna information i din beskrivning av jobbet.
- Inkludera eventuell information om hur det slutförda arbetet kommer att skickas eller levereras till dig, om det behövs.
Steg 5. Ange betalningsvillkor
En del av ditt avtal bör särskilt ange hur mycket entreprenören får betalt för sina tjänster, samt när och hur du betalar. Inkludera eventuella villkor som du vill ställa vid slutbetalningen.
- Till exempel, om du anlitar en entreprenör för att renovera ditt kök, kan du göra din slutliga betalning till entreprenören beroende på att arbetet går igenom inspektionen.
- Inkludera betalningsmetoden. Om du betalar via en tredjepartstjänst som tar ut avgifter, ska det anges i ditt kontrakt om du eller entreprenören är ansvarig för att betala dessa avgifter.
Steg 6. Definiera personen som en oberoende entreprenör
Alla oberoende entreprenörsavtal innehåller juridiskt språk som anger att personen är en oberoende entreprenör och inte din anställd. Det kan innehålla en kort beskrivning av det ansvar som entreprenören har till följd av detta förhållande.
- I vissa fall kan det räcka helt enkelt med ett uttalande som säger "Vid tillhandahållande av tjänster enligt detta avtal är parterna överens om att Entreprenören är en oberoende entreprenör och inte en anställd hos Kunden."
- Vissa stater kan kräva specifikt språk för att skapa en oberoende entreprenörsrelation. Se till att någon form eller mall du använder är utformad för att vara juridiskt giltig i ditt tillstånd.
Steg 7. Få kontraktet undertecknat innan arbetet påbörjas
Att teckna kontraktet innan den oberoende entreprenören påbörjar arbetet för dig säkerställer att kontraktet lagligt styr det utförda arbetet. Om entreprenören börjar arbeta innan kontraktet undertecknas, kan de senare hävda att de gick med på något annat.
Både du och entreprenören bör skriva på kontraktet. När alla signaturer är på plats, gör kopior av det undertecknade kontraktet för entreprenören och dina egna poster
Metod 2 av 3: Ta hand om skattefrågor
Steg 1. Använd formulär SS-8 för att få en formell bestämning från IRS
Om du har några frågor om huruvida den person du har anställt kommer att klassificeras som en oberoende entreprenör eller en anställd, kommer IRS att fatta beslut för dig.
- Att bara kalla personen för en oberoende entreprenör kanske inte räcker. IRS utvärderar fakta i tre allmänna kategorier - beteendekontroll, ekonomisk kontroll och typ av relation - för att avgöra om någon är en oberoende entreprenör.
- Antingen kan du eller entreprenören lämna in formulär SS-8 när som helst. Du anger fakta om förhållandet på formuläret, sedan utvärderar IRS dessa fakta och avgör om personen är en oberoende entreprenör eller anställd.
- Om du tänker lämna in formulär SS-8, gör det så snart som möjligt. Det kan ta så lång tid som 6 månader för IRS att utvärdera formuläret och fatta ett beslut.
Steg 2. Låt entreprenören fylla i formulär W-9
Form W-9 används för att få den oberoende entreprenörens fullständiga juridiska namn och skatte-ID. Entreprenörens skatteidentifikationsnummer kan vara deras personnummer eller ett arbetsgivarens identifieringsnummer (EIN).
När entreprenören ger tillbaka sin W-9 till dig, spara den i dina filer i minst 4 år. Du kan behöva visa det för IRS om några frågor uppstår med dina skatter
Steg 3. Filformulär 1099-MISC om du betalar entreprenören mer än $ 600
När du betalar en oberoende entreprenör måste du skicka en informationsdeklaration till IRS som anger hur mycket du betalade dem. Att betala skatt på den inkomsten är entreprenörens ansvar.
Du kan också fylla i ett formulär 1099 och skicka det till medarbetaren, även om du inte behöver göra det
Steg 4. Skicka alla nödvändiga rapporter till din stat
Särskilt om du är ett litet företag kan du behöva lämna informationsrapporter till din stats arbets- och skattekontor om du anlitar oberoende entreprenörer.
- För att ta reda på vilka rapporter som krävs, kontakta din statliga skattekontor eller din stats arbetsförmedling.
- Stater kan ha andra regler än IRS om huruvida en arbetstagare klassificeras som en oberoende entreprenör eller en anställd för skatt eller andra ändamål. Ta reda på det på din stats arbetsavdelning, eller prata med en lokal arbetsförmedling.
Steg 5. Kontrollera din stats lag om arbetstagares ersättningstäckning
I vissa stater måste du betala för arbetstagarersättning för oberoende entreprenörer. För att ta reda på det säkert, kontakta din statliga arbetsavdelning.
Du kan vanligtvis använda avdelningens webbplats för att ta reda på om du måste betala arbetstagarersättning. Det kan finnas en lista med faktorer att tänka på, eller ett verktyg du kan använda för att snabbt bedöma om du behöver betala för arbetstagares ersättningstäckning
Metod 3 av 3: Välja en oberoende entreprenör att hyra
Steg 1. Identifiera vad du behöver från din oberoende entreprenör
Innan du börjar leta efter en oberoende entreprenör, ta lite tid att ta reda på exakt vilka färdigheter de behöver för att slutföra det arbete du har för dem.
- Att anlita en oberoende entreprenör kan skilja sig från att anlita en entreprenör för ett byggjobb eller annan arbetsställning. Dina metoder för att utvärdera deras färdigheter och erfarenhet kommer också att vara olika.
- Om du till exempel vill att någon ska skriva innehåll för ditt företags webbplats kan du be om ett skrivprov för att utvärdera. Om du också vill att de ska designa dina innehållssidor kan du å andra sidan leta efter webbdesignutbildning eller certifieringar.
Steg 2. Be vänner eller kollegor om hänvisningar
Om någon du känner och litar på nyligen har anställt en oberoende entreprenör av liknande skäl, fråga vem de använde. En remiss kan spara dig mycket tid och pengar genom att kontrollera någons bakgrund.
- Ta reda på vilken typ av arbete den oberoende entreprenören generellt utför och hur mycket din vän eller kollega betalade dem.
- Fråga specifikt om din vän eller kollega har några reservationer för att rekommendera den oberoende entreprenören, eller om de har några problem. Ett problem som inte var ett problem för dem kan vara en avtalsbrytare för dig.
Steg 3. Gör en grundlig bakgrundskontroll
Även om en oberoende entreprenör har rekommenderats för dig, kontrollera recensionerna av entreprenören och ta reda på allt du kan om deras rykte i branschen. Sök online för att hitta deras webbplats. Om de har en portfölj av senaste projekt kan det ge dig en uppfattning om de skulle fungera bra för dig.
- Om de har några licenser eller certifieringar, kontakta den myndighet som utfärdade licensen eller certifieringen och se till att den är giltig och har god status.
- Det finns ett antal webbplatser, till exempel Upwork och Guru, där du kan annonsera arbete för oberoende entreprenörer och frilansare. Vanligtvis bjuder oberoende entreprenörer sedan på ditt projekt och du kan välja det du vill använda.
Steg 4. Intervju minst 3 oberoende entreprenörer
Att prata med flera personer hjälper dig inte bara att hitta den bäst kvalificerade oberoende entreprenören för att hantera ditt projekt, det låter dig också få arbetet gjort till rätt pris. Ha ett belopp i åtanke som du är villig att betala för arbetet, och låt entreprenörer lämna anbud på projektet.
- Ställ frågor om deras tidigare erfarenhet och ämneskunskap. Ta reda på om de har slutfört projekt som liknar dina.
- Få namnen på tidigare kunder med projekt som liknar dina som du kan kontakta om entreprenören.
Steg 5. Diskutera projektet i detalj
Din oberoende entreprenör bör ha en bra idé inför exakt vilket arbete du vill att de ska slutföra, vilka aspekter av arbetet de kommer att ansvara för och hur länge jobbet förväntas pågå.
- Särskilt om de arbetar för andra kunder, få en bra uppfattning om hur många timmar om dagen (eller veckan) de kan ägna åt ditt projekt. Meddela dem om du vill att de ska vara tillgängliga under specifika tider.
- Var tydlig med dina förväntningar på projektet och dina mål för slutförandet. Om de kommer att behöva ta med egna verktyg eller resurser för att slutföra projektet, meddela dem detta i förväg.
