Arkivering är ofta en nödvändig uppgift för arbete och hemma. Om du hoppar över arkiveringen för länge kan du samla en stor pappersbunt som det tar timmar eller till och med dagar att sortera igenom. För att hålla din inkorg fri från rörelser, sortera igenom alla papper du får dagligen. Skapa sedan ett arkiveringssystem som fungerar för dig. Använd ditt system för att sortera papper så att du enkelt kan komma åt viktiga dokument när du behöver!
Steg
Metod 1 av 3: Hantering av ditt dagliga flöde av papper
Steg 1. Skapa en central inkorg för att hålla papper tills du kan sortera dem
En central inbox är där du lägger alla papper som kommer över ditt skrivbord eller genom din brevlåda varje dag. Detta kan hjälpa dig att hålla ordning tills du har tid att sortera och hantera varje objekt.
- Du kan använda en liten kartong som din centrala låda eller få en speciell låda, korg eller bricka för detta ändamål.
- Placera lådan på hörnet av ditt skrivbord, på ett bord nära din ytterdörr, eller någon annanstans synlig så att du inte glömmer det.
Steg 2. Gå igenom rutan varje dag och lägg av viktiga saker
Titta på var och en av föremålen i din inkorg en gång om dagen för att leta efter föremål som kräver din omedelbara uppmärksamhet. Dessa kan inkludera räkningar som snart ska betalas, festinbjudningar eller tidskänsliga formulär. Lägg dessa föremål åt sidan så att du kan ta hand om dem direkt.
Du kanske vill skaffa en andra låda i en annan färg än den första lådan att lägga in brådskande föremål i. Till exempel kan du få en röd ruta för att indikera att det är brådskande saker
Steg 3. Lägg objekt som du vill fila i en arkivlåda
Förvara en tredje låda bredvid den centrala lådan och brådskande låda. Använd detta som din samlingspunkt för objekt du vill fila. Detta hjälper dig att hålla dem organiserade tills du är redo att fila dem.
Se till att rutan har en annan färg än de andra rutorna. Annars kan du blanda ihop lådorna
Steg 4. Kasta onödiga föremål i en papperskorg
Skräppost eller andra icke-viktiga föremål som hamnar i din förpackning kan gå direkt i papperskorgen. Identifiera dessa föremål när du bläddrar igenom dokumenten och flytta dem direkt till papperskorgen för att hålla din in-box trassel fri.
- Förvara din papperskorg på golvet så att du inte förvirrar den med dina andra lådor.
- Om någon av de onödiga föremålen innehåller personlig information, strimla dem innan du kastar dem.
Metod 2 av 3: Välja arkivsystem
Steg 1. Ange en månads- och daglig fil om du har många uppgifter att hantera
Detta är känt som Tickler -arkiveringssystemet och det är ett bra sätt att hålla reda på vad du behöver göra varje dag. Ange en filmapp för varje månad och en mapp för varje dag i månaden. Sätt sedan in objekt i filerna. Arkivera objekten enligt de datum du behöver arbeta med dem.
Om du till exempel behöver betala en räkning den 23 september, sätter du in fakturan i mappen för det datumet
Steg 2. Filmappar alfabetiskt för att hålla viktiga dokument till hands
Alfabetisk arkivering är användbar för att hitta filer för enskilda personer, företag eller ämnen. Detta kan vara perfekt om du har många kunder och du vill behålla en fil på var och en, eller om du vill ha ett enkelt sätt att hantera din hemanmälan.
- Var noga med att placera efternamnet på individer först på filetiketter, till exempel "Jones, Susan" eller "Watson, David."
- Ignorera ord som "The", "A" och "An" när du lämnar företagsnamn. Om du till exempel har en klient vars verksamhet kallas "Tårtgudinnan", filar du enligt "C" i "Tårta" och ignorerar "T" i "The" när du lämnar in.
Steg 3. Välj ett numeriskt arkiveringssystem för kortsiktiga arkiveringsbehov
Om du har ett kortsiktigt projekt som du vill behålla poster för, kan ett numeriskt arkiveringssystem fungera bäst. Detta är när du tilldelar ett nummer till varje dokument och arkiverar det enligt nummer. Kom dock ihåg att du också måste hålla reda på vilket dokument som motsvarar vilket nummer, till exempel genom att använda ett kalkylblad.
- Till exempel kan du tilldela alla objekt du fick under veckan den 14 mars till en filmapp märkt 1, sedan alla objekt för veckan den 21 mars i en fil märkt 2 och så vidare.
- Ett annat alternativ är att märka filerna efter datum och organisera dem kronologiskt. Exempelvis kan objekt som mottogs den 2 maj 2018 förvaras i en fil märkt 5/2/2018.
Steg 4. Färgkoda dina filer för att göra det enkelt att hitta objekt
Ange en färg för varje kategori av dina filer. Detta hjälper dig att snabbt hitta en kategori av filer.
- Till exempel, använd rött för medicinska räkningar, blått för skatter och grönt för försäkring.
- För att färgkoda numeriska eller alfabetiska filer, tilldela en färg till ett numeriskt eller alfabetiskt område, till exempel att göra filer 1-25 eller A-G gröna, 25-50 eller H-M lila och 50-75 eller N-R gula.
Steg 5. Inkludera ytterligare relevant information i filmappen
Om du lägger till ytterligare information för att beskriva innehållet i filen eller eventuella åtgärder som krävs kan du också göra ditt arkiveringssystem mer effektivt. För att göra detta kanske du vill lägga till 1 eller flera av följande objekt:
- Filnummer eller namn
- Filtitel
- Datum då filen öppnades och stängdes
- Avdelningens eller teamets namn
- Datorrekordnummer
- Avfallshanteringsdatum och avfallshanteringsmetod
Metod 3 av 3: Organisera papper i filer
Steg 1. Lägg det senaste dokumentet ovanpå filen
Använd det datum som anges i dokumentet för att hjälpa dig att göra detta. När du har dina papper redo att arkivera och ditt arkivsystem är installerat kan du börja placera objekt i filer. Se alltid till att ha de senaste dokumenten för varje fil precis ovanpå så att de är lätta att komma åt.
Om du till exempel har en fil för din husägares försäkring, skulle du vilja placera den senaste posten över din betalda husägares försäkring högst upp i filen
Steg 2. Behåll bilagorna med de dokument som de hänför sig till
Om du har relevanta kvitton eller andra dokument som måste förvaras tillsammans med ett annat dokument, se till att ha dem ihop i samma fil. Du kanske till och med vill häfta eller binda bilagor på baksidan av dokumentet.
Om du till exempel har ett kvitto för att betala din elräkning, häftar du den bakom räkningen om du behöver referera till den
Steg 3. Lägg stora dokument i separata kuvert
Du kan fila dessa kuvert bakom de filer som de är relaterade till. Se till att inkludera en beskrivning av innehållet på kuvertets framsida. Detta hjälper till att eliminera röran i dina filer och förbättra effektiviteten i ditt arkivsystem.
Om du till exempel har ritningarna för ett projekt du arbetar med, kan du placera dessa i ett stort kuvert
Steg 4. Arkivera originaldokumentet och kassera eventuella kopior
Att inte lämna dubbletter hjälper till att förhindra förvirring när du letar efter ett objekt i dina filer. Om du stöter på några dubbletter, kassera dessa och bara arkivera originaldokumentet.
Om du är osäker på vilket dokument som är originalet kan du behöva fila båda objekten för att vara säker på att du har originalet. Försök dock att inte göra detta för ofta, annars kommer dina filer att fyllas upp snabbt
Tips
- Om du inte är säker på om du vill arkivera eller återvinna ett objekt, behåll det i 30 dagar och omvärdera det sedan.
- Att skanna icke-väsentliga dokument är ett annat bra sätt att rensa pappersstörningar samtidigt som du behåller informationen i ett dokument om du behöver det.
