Att organisera kontorsfiler kan vara en svår uppgift, särskilt om du har stora mängder filer och dokument, men det behöver inte vara en smärtsam process. Att planera i förväg och besluta om ett filsystem kan hjälpa dig att organisera dina filer så att de passar ditt företag och se till att du hittar viktiga dokument mer effektivt. När du väl har dina filer i god ordning måste du hålla dig till ett konsekvent system för att underhålla dina filer på det sättet.
Steg
Metod 1 av 3: Utveckla ett system
Steg 1. Skapa filkategorier
Det första du ska göra om du vill organisera dina filer är att bestämma vilka huvudkategorier du ska använda för sortering. Olika typer av kontor kommer att ha olika typer av kategorier, men det allmänna systemet är detsamma. Du måste räkna ut ett system som sorterar dina filer på ett meningsfullt sätt.
Om du till exempel arbetar på ett advokatkontor och behöver organisera klientfiler kan du sortera efter allmänna ärendetyper: tvister, skifte, företags, administrativa och andra
Steg 2. Ställ in underkategorier
Inom varje kategori kan du bli mer specifik genom att utveckla en lista med underkategorier. Varje enskilt papper som måste arkiveras kan definieras av två termer - den allmänna kategorin och sedan underkategorin.
Om du till exempel skapar ett arkiveringssystem för ekonomiska frågor kan du ha en allmän kategori "Utgående betalningar" och sedan ställa in underkategorier för leverantörer, leverantörer, tjänster, proffs och administrativa kostnader
Steg 3. Använd ett färgkodningssystem
Det låter enkelt, men det kan vara ett mycket effektivt sätt att organisera dina filer för snabb åtkomst. Bestäm hur många olika kategorier du kommer att ha i ditt arkivsystem, och använd sedan de många olika färgade mapparna.
Istället för att använda mappar som är helt färgade kan du använda vanliga manila -mappar och få färgade klistermärken. Du kan sedan fästa klistermärkena på den övre fliken, på kanten av mappen eller båda för mer synlighet
Steg 4. Märk filerna
Varje fil på ditt kontor har nu en tydlig plats att vara på. Du bör skriva etiketten på fliken i varje mapp tydligt och snyggt så att du vet var den hör hemma. Etiketten på varje enskild mapp bör börja med den allmänna kategorin och sedan följas av den specifika underkategorin. Till exempel skulle en mapp som innehåller poster över betalningar till dina leverantörer ha etiketten "Utgående betalningar / leverantörer".
- Etiketterna på varje fil ska skrivas ut så snyggt och konsekvent som möjligt. Du kan enkelt köpa ett mjukvarupaket som gör att du kan formatera etiketter, så att du kan skriva och skriva ut dem med din dator.
- Om du skriver ut dina etiketter med din dator bör du använda en konsekvent teckenstorlek och stil. Om du skriver ut för hand bör du försöka vara konsekvent och så snygg som möjligt.
Steg 5. Sortera filerna alfabetiskt
När ditt arkiveringssystem är etablerat och du har skapat alla dina mappar, lägg dem i ordning. Du bör sortera de allmänna mapparna alfabetiskt. Inom varje allmän mapp bör även underkategorierna sorteras alfabetiskt.
Du kan välja att sortera lite information efter datum snarare än efter en ämnesetikett. Om så är fallet måste du själv avgöra om det är mer meningsfullt att sortera dina filer med de nyaste objekten framför och flytta till de äldsta, eller tvärtom
Steg 6. Lämna flera centimeter utrymme i varje arkiveringslåda
När du etablerar ditt arkiveringssystem måste du lämna utrymme för filerna att växa. Med tiden kommer du utan tvekan att få fler papper att lägga till i varje mapp. Lämna utrymme för dina filer att expandera. Annars får du den svåra uppgiften senare att flytta hela sektioner eller arkivlådor för att få plats.
Metod 2 av 3: Sortera disarranged files
Steg 1. Samla allt material som behöver arkiveras
Om du börjar med en samling papper som inte har organiserats och är i oordning måste du börja med att dra ihop pappren. Hitta en arbetsplats och samla allt i en hög. Du kommer då att kunna arbeta med att organisera.
Steg 2. Dela upp pappren i två grupper för "handling" och "arkivering"
”Som ett första steg bör du skapa en mapp eller hög för allt som behöver omedelbar åtgärd. Dessa papper bör inte bli arkiverade, eller du kanske inte kommer ihåg att göra det arbete som behöver göras. Lägg denna "åtgärd" -mapp åt sidan för att behandlas snart. Fortsätt sedan med att lämna in återstående papper.
Organisera "action" -filen. De papper som måste hanteras omedelbart bör sorteras i mindre grupper baserat på det arbete du behöver utföra. Till exempel ställa in sådana underkategorier som att ringa, skriva, leverera och betala
EXPERTTIPS
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Steg 3. Plocka upp varje papper en gång
När du sorterar igenom de lösa papper som du arkiverar, fatta beslut om var och en när du granskar det. Plocka upp papperet, läs igenom det, bestäm vilken kategori och underkategori det tillhör i ditt arkiveringssystem och lägg sedan bort det. Att arbeta på det här sättet hjälper dig med konsekvens i din ansökan och hjälper dig att spara tid genom att hantera varje objekt bara en gång.
När du granskar varje objekt bör du avgöra om du ens behöver behålla det. Om papperet är något som redan har behandlats och inte är något som du behöver behålla som en post, överväg att kasta det istället för att arkivera det
Steg 4. Vik ut varje objekt
De flesta papper du har kommer troligen att ha kommit i korrespondens och kommer troligen att ligga i kuvert och vikta. Ta bort pappren från kuverten, öppna dem platta och fila sedan. Om du arkiverar varje papper på det här sättet hjälper dina mappar att passa enhetligt i filfacket, utan att det bultar ut där de vikta pappren staplas.
- Bestäm om du behöver behålla några kuvert. I de flesta fall är kuverten onödiga och kan kasseras. Men om du tror att du kan behöva leveransbevis eller bevis på ett poststämpel bör du häfta kuvertet på pappren och förvara dem tillsammans.
- Flera papper ska häftas ihop. Detta förhindrar att saker separeras eller försvinner. Häftklamrar är att föredra framför gem, eftersom (a) de passar mer enhetligt i filerna och (b) de inte har problemet att glida av.
Metod 3 av 3: Underhålla dina filer
Steg 1. Använd en "Till fil" -korg
När ny korrespondens kommer in på ditt kontor eller när nya pappersarbete skapas kanske du inte kan lämna in det direkt. Du bör placera allt som behöver arkiveras på ett enda ställe för att arkiveras när du kan. En korg på skrivbordet, märkt "Till fil", är ett bra sätt att lägga dessa papper åt sidan tills du är redo.
Steg 2. Ange en konsekvent tid att arbeta med arkivering
Om du kan, schemalägg en konsekvent tid varje dag eller vecka som du kan arbeta med att lämna in nya papper. Om du gör inlämning till en vanlig del av din rutin är det mer troligt att du hänger med.
- Du kan till exempel avsätta den sista halvtimmen varje dag för att arkivera dagens papper. Om det inte räcker med tid kan du försöka göra din ansökan två gånger om dagen, strax innan du går till lunch och sedan strax innan du lämnar dagen.
- Nycklarna till framgång är konsekvens och upprepning.
Steg 3. Se till att andra med tillgång till filerna förstår systemet
Om du är den enda personen som använder dina filer bör du enkelt kunna behålla den ordning du har skapat. Men om andra människor behöver använda papper i dina filer bör du se till att de förstår - och följer - systemet som du har skapat. Att ha ett arkiveringssystem på plats är inte till hjälp om papper blir felaktiga och läggs i felmappar.
Om kan vara mer effektivt och mer effektivt om du erbjuder att få något som någon annan på ditt kontor kan behöva, och sedan be dem att skicka tillbaka allt direkt till dig. Då kan du vara säker på att allt fylls på rätt sätt
Steg 4. Förvara viktiga dokument på en säker plats
Vissa specialmaterial kan behöva förvaras på separata, speciella platser. Till exempel kan vissa papper behöva förvaras i ett kassaskåp eller i en brandsäker låsbox. Du kan till och med behöva förvara vissa material utanför platsen, i en bankfack eller på ditt företags advokatkontor.
Steg 5. Granska dina filer regelbundet
Minst en gång om året, eller oftare om det behövs, bör du avsätta lite tid för att granska dina filer. Syftet med denna översyn är att avgöra om det finns papper eller hela mappar som kan kasseras eller kanske flyttas till en lagringsanläggning utanför platsen. Om något aldrig kommer att behövas igen, bör du kasta det. Om det är något som du inte förväntar dig att använda regelbundet men kan behöva spara som en post, bör du skicka det till lagring.
