En arbetsförklaring (SOW) är ett dokument (och vanligtvis ett juridiskt kontrakt) som formaliserar förståelsen mellan en entreprenör och en kund. För varje projekt beskriver SOW de specifika tjänster som ska levereras (vanligtvis uppdelade i separata uppgifter som ska utföras), den tid då dessa uppgifter och tjänster ska utföras samt belopp och förfallodagar för betalning. Dess grundläggande syfte är att fungera som en färdplan för projektet och att dokumentera parternas förväntningar. Det ska vara en tydlig, enkel engelsk beskrivning av "Varför", "Vem", "Vad", "Hur", "När", "Var" och "Hur mycket?"
Steg
Metod 1 av 2: Följande allmänna riktlinjer
Steg 1. Skriv SOW innan arbetet påbörjas
SOW skapas vanligtvis efter att kärnkontraktförhandlingarna är avslutade men innan något arbete på ett projekt påbörjas. Ibland (särskilt med tidskänsliga projekt) kan emellertid förhandlingarna fortsätta efter att arbetet har påbörjats och SOW är inte slutfört förrän projektet är på god väg.
Steg 2. Undersök önskat SOW -format
Det finns inte en enda standard SOW eftersom olika branscher och projekt har olika leveranser och arbetsflöden. En bra SOW är en skräddarsydd SOW.
Steg 3. Gör det rätt första gången
Även om det ursprungliga SOW -systemet vanligtvis inte revideras, används vanligtvis ett separat sidavtal som kallas en ändringsorder för att ändra SOW: s villkor. Det är en bra idé att inkludera ett tomt ändringsordningsformulär med SOW. Kom ihåg att Ändra order kan öka projektets kostnad. En välskriven SOW kan bidra till att minska behovet av en ändringsorder. Ingen klient vill vara i en position där hans eller hennes specifika förväntningar lämnas papperslösa, vilket kan leda till förseningar, en ökning av totalkostnaden eller missnöje.
Metod 2 av 2: Mastering Style and Specifics in SOWs
Steg 1. Inkludera målet
Detta avsnitt besvarar frågan "Varför?" Det är en överblick på hög nivå över projektet och dess mål. Allmänna beskrivningar är acceptabla vid utformningen av denna "fågelperspektiv" av projektet, men undvik språk som kan tolkas på mer än ett sätt. Var tydlig; beskriva mätbara och uppnåbara mål som realistiskt kan uppnås inom den angivna tidsramen.
Steg 2. Inkludera en diskussion om omfattningen
Detta avsnitt ger ett definitivt uttalande (inga alternativ eller alternativ) om "Vad?" och hur?" Vad är arbetet? Hur kommer det att åstadkommas? Eller, ofta, vad som INTE är arbetet och vad som INTE kommer att åstadkommas. Vilka är antagandena? Vilka leveranser (objekt som entreprenören presenterar för en kund för granskning och godkännande) produceras? Vad, bortsett från leveranserna, måste ske administrativt (projektledning) när det gäller lägesrapportering, tidsspårning och annan kommunikation.
Steg 3. Lägg till plats, om möjligt
Detta valfria avsnitt beskriver var arbetet kommer att utföras (om relevant).
Steg 4. Inkludera en tidsram
Detta valfria avsnitt anger den totala tiden som är tillåten för projektets slutförande, de högsta fakturerbara timmarna per tidsperiod och specifika tider för formella granskningar eller andra milstolpar i projektet.
Steg 5. Ställ in schemat
I det här avsnittet anges vilka uppgifter som ska slutföras vid vilket datum/tid, och vem som är ansvarig för att det sker. Beskrivningar av uppgifter och resultat (främst leveranser) bör vara detaljerade, entydiga och okomplicerade så att de är lätta att förstå. Bortsett från leveranser kan schemat innehålla poster för kvalitetssäkringstestning, konsumenttestning och framstegsrapporter.
- Även om schemat ska vara specifikt, fokusera inte på "Hur" eftersom det kan sätta för många hinder framför ett framgångsrikt projekt. En grundläggande beskrivning av den metod som krävs är tillräcklig.
- Schemat innehåller ofta detaljer om acceptanskriterier (för att mäta utfallets kvalitet) och betalningsmilstolpar (vanligtvis vid godkännande av viktiga leveranser), även om dessa kan beskrivas i ett annat, separat avsnitt.
Steg 6. Inkludera ett avsnitt om godkännande
Detta avsnitt beskriver mekanismen för hur parterna kommer att avgöra om produkten eller tjänsten är acceptabel. Kriterierna kan sträcka sig från mätbara kvalitetsstandarder till ett visst antal tester, men måste i alla fall lämpa sig för objektiv utvärdering.
Steg 7. Ange standarder
Detta avsnitt beskriver alla branschstandarder som måste uppfyllas för att uppfylla kontraktet. Istället för att fysiskt återge industristandarderna i SOW är det tillräckligt att specifikt referera till en uppsättning standarder.
Steg 8. Inkludera eventuella krav på arbetskraft
Det här avsnittet specificerar alla speciella arbetskrav, t.ex. antal anställda som bemannar projektet, utbildningskrav (examina eller certifieringar).
Steg 9. Notera priset
Detta avsnitt behandlar frågan om "Hur mycket?" Är betalningen en fast avgift? Hur påverkar kostnader/kostnader? Kommer betalningen att göras som ett engångsbelopp eller i delbetalningar? Vad är betalningsschemat? Finns det betalningsmilstolpar?
Steg 10. Inkludera eventuella antaganden
De flesta projekt genomsyras av olika okända, för vilka parterna måste göra olika antaganden. I huvudsak är antaganden de villkor som entreprenören förväntar sig kommer att finnas för att slutföra projektet i enlighet med villkoren i SOW. Till exempel kan entreprenören anta att dess anställda kommer att få åtkomst till kundens datanätverk för att installera den programvara som kan levereras. Antagandena bör identifiera så många sådana antaganden som möjligt och ange en beredskapsplan eller konsekvenserna i händelse av att antaganden misslyckas.
Steg 11. Inkludera parametrar för projektledning
Detta avsnitt beskriver processen för att övervaka projektets framsteg. Inkludera saker som: Veckomöten, Regelbundna statusrapporter, Regelbundna framstegsrapporter och Projektledningsteammöten. Detta avsnitt är också ett bra ställe att beskriva eventuella ytterligare skyldigheter som kan komma från projektet, såsom underhåll och reparation efter den första konstruktionen och/eller installationen.
Tips
- Om det är tillämpligt är det vanligtvis i kundens intresse att hålla tillbaka en del av den slutliga betalningen tills alla leveranser har visat sig fungera tillsammans.
- Generellt sett bör en väl utformad SOW inte referera till några externa dokument (förutom branschstandarder).
- Var noga med att fånga alla löften som gjorts under försäljningsplatser och kontraktsförhandlingar i din SOW innan projektet påbörjas.
- Använd kalenderspråk som ger lite flexibilitet när du beskriver schemat. Till exempel”två månader efter X, Q. A. testet kommer att slutföras,”snarare än” Den 5 juni, Q. A. testet kommer att slutföras.” Detta gör att projektet kan gå smidigt (utan ändringsorder) om det skulle uppstå en fördröjning tidigare i processen.
- SOW kan betecknas "konfidentiellt". Om så är fallet bör SOW innehålla ett kort avsnitt som beskriver konsekvenserna (vanligtvis en fast penningstraff) för alla sekretessbrott.
